9 mẹo khích lệ tinh thần nhân viên mà nhà quản lý nên biết

9 mẹo khích lệ tinh thần nhân viên mà nhà quản lý nên biết

Khích lệ nhân viên không chỉ đơn thuần là đưa ra lời khen sáo rỗng. Nếu biết cách thực hiện, những lời động viên có thể dẫn tới thành công to lớn cho nhân viên. Khích lệ hay động viên ở đây là hành động đưa ra những bình luận phản hồi tích cực; tập trung vào những cố gắng nỗ lực hoặc sự cải thiện của nhân viên thay vì một kết quả cụ thể. Khích lệ khác với lời khen ở điểm này. Lời khen được đưa ra khi đã đạt được thành công. Còn khích lệ, động viên là hành động theo suốt cả một quá trình làm việc.

Khả năng động viên, khích lệ người khác giúp họ đi qua những giai đoạn khó khăn; hay “dậm chân tại chỗ” không tiến bộ trong sự nghiệp là cả một nghệ thuật công phu. Có nhiều cách để người quản lý có thể sử dụng để động viên cấp dưới; tuy nhiên chúng chỉ thực sự hữu ích nếu nhà quản lý sử dụng hiệu quả sự nhạy bén trong cảm xúc (trí tuệ xúc cảm) trong suốt quá trình nhân viên làm việc. Trí tuệ xúc cảm bao gồm khả năng hiểu được; và phản hồi lại nhu cầu cảm xúc của người khác qua một số cách như quan sát kỹ ngôn ngữ cơ thể; lựa chọn từ ngữ và cách tương tác đối với nhân viên.

Dưới đây là 9 mẹo hay đội ngũ quản lý nên sử dụng để khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn:

1. Hỏi nhân viên có cần giúp đỡ gì không

Thông thường, câu hỏi đơn giản như “Tôi có thể giúp gì?” vô cùng có ích trong việc bắt đầu quá trình khích lệ và động viên nhân viên.

Câu hỏi tưởng chừng đơn giản này thực ra có tác động khá mạnh mẽ tới nhân viên; bên cạnh đó yêu cầu nhà quản lý phải có một kỹ năng quan sát tốt. Theo dõi và lắng nghe thay đổi về hành vi, việc sử dụng từ ngữ hay ngôn ngữ cơ thể,...; có thể là những tín hiệu cho thấy tình trạng nhân viên của bạn có đang chán nản hay thất vọng. Và tất cả những gì mà những nhân viên này cần thường chỉ là được nói chuyện; và đồng cảm để lắng nghe những khó khăn và thách thức của họ.

2. Giúp nhân viên đưa ra những lựa chọn

Khi một nhân viên mắc kẹt và không tiến bộ như mong muốn; sự thất vọng trong họ sẽ xuất hiện. Trước tiên, hãy củng cố niềm tin bạn dành cho họ dựa trên những thành tựu, kỹ năng và các biểu hiện của họ trước đây. Hãy bắt đầu hỏi họ những câu hỏi giúp họ gỡ rối. Hỏi đủ để gợi ý cho họ đưa ra những lựa chọn của riêng mình để trở nên thành công.  

3. Công nhận, khích lệ từng tiến bộ nhỏ của nhân viên

Những tiến bộ này bao gồm sự thay đổi trong hành vi và kỹ năng quản lý. Các nhà quản lý thường quên rằng những tiến bộ nhỏ xứng đáng được công nhận. Đây là cách để nhân viên biết rằng họ đang tiến bộ hướng tới những thành công to lớn hơn. Việc được nhà quản lý nhận ra những thay đổi tích cực sẽ củng cố thêm cho suy nghĩ của nhân viên về những gì họ cần tiếp tục làm. Đừng chờ đợi những thành công to tát, hãy quan sát những tiến bộ nhỏ của nhân viên; và công nhận  chúng rồi thành công sẽ đến.

4. Nói lời cảm ơn khích lệ với nhân viên

Đôi lúc, một lời nói tưởng chừng đơn giản nhưng cũng chính là sách lược chinh phục lòng người hiệu quả nhất. Lời “Cám ơn” đôi khi là tất cả những gì nhân viên cần từ vị lãnh đạo. Câu nói này chứng tỏ bạn luôn để tâm và công nhận những công sức lao động nhân viên đã cống hiến cho công ty.

Sẽ có những lúc nhân viên đã nỗ lực rất nhiều; nhưng công việc không được suôn sẻ như ý muốn; lúc này giống như những vận động vận động viên chạy đường dài được tiếp nước, nhân viên cũng cần lời cảm ơn cho những cố gắng và nỗ lực của họ. Tuy nhiên cũng đừng quên nhắc nhở họ vẫn chưa tới đích để tiếp tục cố gắng.

5. Thể hiện sự tin tưởng của bạn đối với nhân viên

Hãy tận dụng các cơ hội trong các cuộc họp, buổi gặp gỡ để khuyến khích động viên nhân viên của bạn. Chia sẻ về những tiến bộ nhỏ, những thành công bước đầu của họ với những nhân viên khác; và yêu cầu mọi người công nhận nó. Theo thời gian, mọi thứ sẽ tự nhiên hơn khi các thành viên trong cùng một nhóm làm việc; có thể nhận ra những tiến bộ nhỏ cũng như đóng góp của thành viên khác. Điều này giúp lan tỏa sự động viên và khích lệ nhiều hơn.

Bên cạnh đó, khi bạn trao niềm tin, đồng thời bạn đã gửi đi thông điệp hiệu quả công việc nhân viên đạt được thật sự tốt và cấp trên không cần phải lo lắng bất cứ điều gì khi giao trọng trách cho họ.

Có một số cách đơn giản để thể hiện sự tin tưởng cho nhân viên bằng các câu nói sau:

“Hãy gửi email trực tiếp cho khách hàng và giúp tôi tiếp tục theo dõi tiến độ”

“Tôi đang cân nhắc về việc giao quyền quản lý các freelancer cho một ai đó. Tôi nghĩ bạn là một trong những nhân viên phù hợp nhất!”

Đặt niềm tin và trao quyền xử lý cho các nhân viên tiềm năng nổi bật nhất; bạn sẽ không phải thất vọng về kết quả công việc thu được.

6. Đặt ra kế hoạch dài hạn cho nhân viên

Mục đích giao những công việc dài hạn cho nhân viên:

  • Xây dựng trên những thế mạnh của nhân viên
  • Phát triển kỹ năng mới
  • Hỗ trợ nhân viên tiến tới vai trò mong muốn của họ trong công ty

Khi bạn kết hợp kế hoạch, công việc dài hạn cho nhân viên phù hợp; bạn không chỉ  khuyến khích nhân viên của mình mà còn đang phát triển tương lai của họ.

7. Giúp nhân viên nhận được sự công nhận từ nhiều hướng

Tùy theo tính chất công việc, một số nhân viên thường không nhận được lời khen ngợi trực tiếp từ cấp trên hay từ khách hàng. Trong trường hợp này, khi gián tiếp biết được kết quả làm việc của nhân viên nhân phản hồi tốt; nhà quản lý đừng ngần ngại thông báo đến họ!

Một cách khác giúp nhân viên cảm thấy được công nhận trong tập thể đó là khuyến khích mọi người nhìn nhận những điểm mạnh của nhau. Trong buổi họp nhóm, hãy đề nghị mọi người phát biểu ý kiến; về đồng nghiệp họ cảm thấy xuất sắc hoặc có nỗ lực tiến bộ nhất.

Nhà quản lý nên trở thành người ủng hộ các nhân viên của mình. Bạn cũng nên chia sẻ công việc và thành tích của họ; bằng cách thông báo với các bộ phận khác của công rằng thành tích của họ đã giúp công ty tiến gần hơn đến mục tiêu của mình; hoặc củng cố các giá trị của công ty như thế nào.

Sự công nhận ngoài nội bộ cũng rất quan trọng. Nếu họ đã hoàn thành công việc xuất sắc; hãy tìm kiếm cơ hội để đề cử họ cho các giải thưởng chuyên nghiệp ở địa phương. Báo và tạp chí kinh doanh địa phương thường tìm kiếm những câu chuyện về những thành tựu của các chuyên gia.

8. Chiêu đãi nhân viên

Gây bất ngờ cho nhân viên bằng việc thiết đãi cả nhóm dùng cơm trưa hay ngỏ lời mời những bữa ăn nhẹ cũng là một cách thể hiện sự trân trọng đối với nhân viên.

Phương pháp này có vẻ thực tế, song đó lại là cách thức dễ dàng nhất để nhân viên cảm nhận được sự quan tâm của bạn dành cho họ.

9. Chăm chút khi đưa ra lời khích lệ với nhân viên

Ở cương vị một nhà lãnh đạo, ngoài những kế hoạch, dự án cần hoạch định; đôi lúc bạn cần dừng lại và khen ngợi những nhân viên tài năng của mình. Vậy lời khen thế nào sẽ đạt được hiệu ứng tốt nhất?

Chẳng hạn, nếu nhân viên của bạn vừa đạt được một thành tựu ấn tượng khi ký hợp đồng với một khách hàng vô cùng tiềm năng, bạn sẽ khen gì?

Lời khen bình thường: “Bạn làm tốt lắm!”

Lời khen hay: “Thật tuyệt! Tôi biết bạn đã nỗ lực rất nhiều để giành được khách hàng này. Bạn làm tốt lắm!”

Lời khen hay nhất: “Tôi vô cùng trân trọng công sức bạn bỏ ra. Chúng ta đã theo đuổi khách hàng này trong suốt vài tháng nay, bạn thật sự xuất sắc khi ký hợp đồng thành công. Kết quả này tác động rất tích cực đến tình hình hoạt động của toàn công ty!”

Có thể dễ dàng thấy được, "lời khen bình thường” quá chung chung; không nhắm đến cá nhân, thành quả cụ thể. Trong khi đó, ví dụ về “lời khen hay” có hiệu quả rõ ràng hơn khi đề cập đến thành công cụ thể mà người nhân viên đạt được. Đem đến tác động tích cực nhất chính là lời khen cuối cùng khi đề cập cụ thể cá nhân có liên quan; diễn giải được quá trình khó khăn để gặt hái kết quả cao, đem lại lợi ích cho tập thể.

Kết quả của công việc có thể được xem như một hàm số của năng lực và động lực làm việc. Năng lực làm việc phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm; đào tạo, giáo dục và các kỹ năng được huấn luyện. Cải thiện năng lực làm việc cần một thời gian dài để thực hiện. Tuy nhiên, động lực làm việc có thể cải thiện rất nhanh chóng. Thêm vào đó, động lực lại cần được thường xuyên duy trì.

Trên đây là 9 mẹo hay dành cho đội ngũ quản lý doanh nghiệp có thể khích lệ tinh thần nhân viên và sớm cùng nhau đạt được những thành tựu xuất sắc.

Xem thêm tài liệu dành riêng cho nhà tuyển dụng của Viecngay.vn tại đây.